Asiasatunews.com, Batulicin – Dinas Pendidikan Kabupaten Tanah Bumbu (Tanbu) baru saja memperkenalkan inovasi terbaru mereka, yaitu Sistem Pencarian Arsip Online (SIMPAN). Program ini bertujuan untuk memastikan bahwa seluruh arsip produksi Dinas Pendidikan tersimpan dan tertata dengan rapi, sehingga memudahkan pencarian arsip kapan pun dibutuhkan.
Menurut Dwi Teguh Efendi, S.IP. M.AP., penyusun rancangan aksi perubahan ini, sistem SIMPAN dirancang untuk mengatasi tantangan pengelolaan arsip di lingkungan Dinas Pendidikan. Selama ini, arsip-arsip dikelola secara manual, disimpan dalam lemari, yang kerap menyebabkan penumpukan dan menyulitkan pencarian saat dibutuhkan.
“Dalam setahun, Dinas Pendidikan mengelola hampir 20 ribu nomor surat, jadi tidak memungkinkan lagi untuk menyimpan arsip secara manual. Dengan SIMPAN, semua arsip akan tersimpan secara online dan bisa diakses kapan saja,” ujar Dwi Teguh, Kamis (10/10/2024) di Batulicin.
Ia juga menambahkan bahwa inovasi ini sekaligus menjadi syarat mengikuti Pelatihan Kepemimpinan Administrasi angkatan IV tahun 2024 di Bandung. Arsip yang dikelola melalui sistem ini dimulai dari tahun 2024, dengan kemungkinan arsip-arsip lama akan dimasukkan jika kapasitas memungkinkan.
“Adanya inovasi SIMPAN ini, maka arsip Dinas pendidikan lebih mudah di cari sampai kapan pun. Kemudian setelah di arsipkan, itu akan selalu ada,” tambahnya.
SIMPAN diharapkan mampu mengatasi masalah yang selama ini dihadapi, seperti kehilangan dokumen dan waktu yang terbuang untuk mencari arsip secara manual. Melalui sistem ini, pengelolaan arsip diharapkan menjadi lebih efektif dan efisien, serta mendukung terciptanya kerja yang lebih cepat dan tertata.
